CRM под ваш процесс: что описать до разработки

Начните с одного заказа

Возьмите недавний заказ и пройдите его путь: от обращения до оплаты и закрывающих документов. Запишите, кто принимал решения, где сохранялись данные и что приходилось переносить вручную. Добавьте случай с отменой или возвратом. Такие примеры показывают реальную работу лучше общего требования «автоматизировать продажи».

Разделите клиента, сделку и оплату

Один клиент может вести несколько проектов, а одна сделка — оплачиваться частями. Если хранить всё в одной строке, отчёты быстро станут противоречивыми. На старте определите основные сущности и связи между ними. Для склада это также договор, помещение и период аренды; для клуба — площадка, запись и абонемент.

У каждого статуса должно быть действие

«В работе» мало что объясняет. Полезный статус показывает, что уже произошло, кто отвечает за следующий шаг и когда он должен его сделать. Обсудите, можно ли пропустить этап, вернуть сделку назад или закрыть её без оплаты. Это будущие правила системы, а не только подписи цветных колонок.

Согласуйте роли и исключения

Менеджеру может быть нужен свой портфель клиентов, бухгалтеру — платежи, руководителю — общая картина. Отдельно обсудите смену ответственного, отпуск сотрудника и работу нескольких подразделений. Запишите, кто вправе менять стоимость, удалять запись и выгружать базу. Прототип проверяйте с людьми, которые будут работать в системе каждый день.

Выберите первый измеримый результат

Вместо обещания «ускорить бизнес» выберите наблюдаемое изменение: договор формируется из карточки без повторного ввода, неоплаченные счета видны в одном списке, пропущенные обращения получают ответственного. В ДоброСкладе работа связана с договорами, платежами, SMS и телефонией: такая связность процессов и определяет смысл собственной CRM.

Что принести на первую встречу

Подготовьте обезличенные примеры заказов, текущие таблицы, шаблоны документов и перечень подключаемых систем. Назначьте сотрудника, который объяснит спорные случаи и согласует правила. Итогом первого этапа должны стать схема процесса, список ролей и границы первой версии. По ним уже можно обсуждать объём, срок и стоимость разработки.